Okénko předsedy ČVS Marka Pakosty - GDPR - ochrana osobních údajů

Vážená volejbalová rodino, v poslední době je hodně skloňované GDPR a jeho dopady na chod firem. Všechny sportovní organizace, Český volejbalový svaz (ČVS) nevyjímaje, musí reagovat a uvést svoje fungování či fungování klubů, které zastřešují do souladu s pravidly, která začnou nyní platit. 

GDPR, představuje právní rámec ochrany osobních údajů platný ve stejném znění na celém území EU, který hájí práva občanů proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji. Zjednodušeně řečeno cílem GDPR je zvýšení ochrany osobních údajů občanů, kteří by svá data měli mít pod kontrolou. Měli by vědět, které jejich údaje jsou zpracovávány a proč. V našem případě se to týká primárně členů ČVS, zaměstnanců a do určité míry i našich fanoušků.

Co jsou to osobní údaje? Obecně všechno, co se vztahuje ke konkrétní osobě. Konkrétně například jméno, pohlaví, věk, datum narození, rodinný stav, IP adresa, fotky, e-mailová adresa, telefonní číslo, rodné číslo. Vyšší úrovní jsou osobní údaje citlivé povahy, jako například údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, zdravotním stavu, sexuální orientaci a trestních deliktech či pravomocném odsouzení. Nejpřísněji je posuzováno zpracování genetických biometrických údajů a osobních údajů dětí. Celá situace je nepřehledná i proto, že zatím není schválen zákon, který adaptuje nařízení GDPR pro Česko. Zákon je hotový a čeká na projednání a chválení Sněmovnou.

V ČVS máme za sebou 1. fázi, která probíhala od ledna 2018. Jednalo se vlastně o analýzu nás jako organizace, našich činností, a třeba i způsobu, jakým jako zastřešující svaz pro náš sport komunikujeme na mezinárodní úrovni. V našem případě s CEV (Evropská volejbalová konfederace) či FIVB (Světová volejbalová federace). Analýza byla zaměřena na problematické oblasti ochrany osobních údajů, na kroky a úkoly, které je potřeba řešit v úrovni organizačních a procesních opatření. Na náš CRM systém VIS, který eviduje údaje o našich členech. Cílem bylo určit klíčové procesy, pojmenovat rizika a vytvořit plán příslušných opatření pro fázi implementace, do které nyní vstupujeme. 

Kroky a úkoly, které nyní budeme implementovat jsou:

• Jmenování DPO (zmocněnce pro ochranu osobních údajů)
• Vyhotovení DPIA (Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů). Posouzení vlivu vypracujeme pro zpracování rodných čísel, fotografií a osobních údajů dětí
• Vytvoření souhlasu se zpracováním osobních údajů, které bude v souladu s GDPR. Tento souhlas budeme potřebovat ve dvou úrovních, jednak pro potřeby ČVS, jednak pro potřeby jednotlivých klubů. Pro potřeby klubů můžeme vycházet z informací o zpracování osobních údajů a souhlasem se zpracováním osobních údajů, tedy z materiálů, které připravila ČUS a které následně prošly drobnými úpravami pro potřeby volejbalu - Vzorový formulář
  
• Dopracování katalogu zpracování osobních údajů
• Revize právních základů zpracování osobních údajů
• Revize rozsahu a doby zpracovávaných osobních údajů
• Nastavení procesů zpracování
• Vytvoření Privacy policy (Zásad zpracování osobních údajů)
• Vytvoření interní a externí dokumentace
• Zajištění předávání osobních údajů do třetích zemí
• Revize zpracovatelských smluv
• Zavedení technicko-organizačních opatření k zabezpečení osobních údajů
• Přijetí Kodexu ochrany osobních údajů

Aktivity spojené s GDPR probíhají na úrovní dalších národních svazů a zastřešujících organizací jako je ČOV a ČUS. Ty shrnuly často kladené otázky ohledně GDPR a doporučení v těchto dokumentech : Dotazy / Doporučení  Zatím chybějící legislativa ztěžuje a zpomaluje proces adaptace na GDPR, ale aktivity a kroky vedoucí k zavádění opatření jsou důležité. Zástupci Úřadu pro ochranu osobních údajů, českého kontrolního orgánu, rovněž zdůrazňují, že při případné kontrole v prvních měsících účinnosti GDPR je třeba prokázat alespoň určitou snahu o přizpůsobení se novým povinnostem vyplývajícím z nařízení.

Odpovědi na nejčastější dotazy

Doporučení pro sportovní spolky

Vzorový formulář PDF

Vzorový formulář WORD

Přeji vám všem pěkný, tentokráte novými předpisy poněkud sešněrovaný den

Váš

Marek Pakosta - předseda ČVS